Zarządzanie zbiorami danych w ośrodkach dokumentacji

Charakterystyka

Program OŚRODEK jest wszechstronnym narzędziem dla ośrodków dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, ułatwiającym zarządzanie dokumentami państwowego zasobu geodezyjnego. Służy do:

rejestracji i obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych,
ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji powstałej w ich wyniku (także w formie skanów dokumentów lub plików z danymi w dowolnym formacie),
naliczania opłat, wystawiania faktur i przyjmowania wpłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego,
wspomagania organizacji pracy Zespołów Uzgadniania Dokumentacji Projektowej,
prowadzenia magazynu map drukowanych i ich sprzedaży,
utworzenia metadanych infrastruktury informacji przestrzennej.

Program umożliwia wykonanie stukilkudziesięciu sparametryzowanych raportów, opartych o wzorce możliwe do wyedytowania przez użytkowników. Każdy z raportów może być zmodyfikowany przez użytkownika zależnie od jego potrzeb z wykorzystaniem Kreatora Raportów. Narzędzie to może również służyć do tworzenia nowych raportów, tak by dla danego typu raportu mieć więcej niż jeden wzorzec wydruku. Wbudowany monitor SQL pozwala uzyskać zaawansowanemu użytkownikowi każdą informację zarejestrowaną w bazie programu, w dowolnym układzie. Współpraca z programem EWMAPA pozwala zlokalizować przestrzennie każdy typ informacji zawarty w bazie programu OŚRODEK.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287, z późn. zm.)
Ustawa z dnia 4 marca 2010 r. o infrastrukturze informacji przestrzennej (Dz.U. 2010 nr 76 poz. 489)
Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 r. w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania systemów i przechowywania kopii zabezpieczających baz danych, a także ogólnych warunków umów o udostępnianie tych baz (Dz. U. z 2001 r. Nr 78, poz. 837)
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 19 lutego 2004 r. w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego (Dz.U. z 2004 Nr 37, poz. 333)
Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 r. w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz zespołów uzgadniania dokumentacji projektowej (Dz.U. z 2001 nr 38, poz. 455)
Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 lipca 2001 r. w sprawie klasyfikowania i porządkowania materiałów wyłączanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz.U. z 2001 Nr 74, poz. 796 )

KERG

Księga Ewidencji Robót Geodezyjnych (KERG) jest podstawowym modułem w OŚRODKU. KERG służy do rejestracji i ewidencjonowania zgłoszeń prac geodezyjnych, ich lokalizacji przestrzennej za pomocą listy działek lub rastrowych zasięgów obszarowych (autorskie rozwiązanie firmy GEOBID – indeksowany przestrzennie zasięg, pamiętany jest jako godło lub godła mapy oraz siatka kwadratów pokrywających je) oraz do pełnej obsługi wykonawcy:

wyszukania w bazach z zasobem dokumentacji i materiałów, które należy przekazać wykonawcy,
stworzenia i wydrukowanie zaleceń do zgłaszanej pracy,
wydrukowania różnych załączników z danymi z baz zewnętrznych: (BANK OSNÓW, EWMAPA)
udostępnienia cyfrowych materiałów w sieci Internet.

Każdy etap postępowania ze zgłoszeniem pracy, dzięki modyfikowalnemu słownikowi statusów, może być odnotowywany w bazie programu, tworząc metrykę sprawy. Program umożliwia szczegółowe i syntetyczne raportowanie terminów realizacji poszczególnych etapów obsługi zgłoszenia, pozwalając wdrożyć mechanizmy kontroli terminowości wykonywania zadań zarówno przez pracowników ośrodka, jak i wykonawców prac geodezyjnych. Po zakończeniu pracy geodezyjnej (i zmianie statusu zgłoszenia na zakończone) dokumenty, które wykonawca przekazuje do ośrodka, można zarejestrować w odpowiednich kartotekach (modułach programu). KERG połączona jest z innymi modułami programu OŚRODEK; łatwo można podejrzeć zamówienia i faktury związane z konkretną pracą, czy operaty powstałe w jej wyniku. W kartotece KERG-u można odfiltrować roboty spełniające określony warunek. Podawanie kolejnych warunków powoduje dodawanie ich do już istniejącego filtru. Warunki można łatwo ustawić na wszystkie pola zarejestrowane w bazie danych, w różnoraki sposób. Wyniki filtrowania można drukować. Ponadto z modułu można wygenerować kilkanaście rodzajów raportów.

Zasób

W programie OŚRODEK można rejestrować zasób geodezyjny i kartograficzny w grupach. Podział na grupy ma charakter umowny; zależy ściśle od faktycznego występowania konkretnej klasy dokumentów w konkretnym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. W programie dane możemy grupować jako:

zasób kartograficzny
- Karta mapy zasadniczej (pojedyncze arkusze dużych rozmiarów w układzie sekcyjnym)
- Karta mapy ewidencyjnej (pojedyncze arkusze dużych rozmiarów w układzie obrębowym)
- Zarysy pomiarowe (inne pojedyncze arkusze dużych rozmiarów nie rejestrowane w grupach poprzednich)
operaty geodezyjne
- Operaty do celów prawnych (teczki z dokumentami, bądź pojedyncze dokumenty zmieniające stan prawny działek)
- Operaty zasobu bazowego i użytkowego (teczki z dokumentami, bądź pojedyncze dokumenty z pomiarów sytuacyjno-wysokościowych)
- Operaty przejściowe (inne dokumenty)
pojedyncze dokumenty
- Szkice sytuacyjne

W każdej grupie można zarejestrować dokumenty pod względem ilościowym (oznaczenie dokumentu i określenie roboty, z której pochodzi) oraz określić lokalizację dokumentu (za pomocą “rastra ośrodkowego” lub działek). Do grup zasobu można dopisywać kolejne pozycje (dokumenty) w dowolnej kolejności, tzn. na bieżąco należy rejestrować nowe dokumenty przyjmowane do zasobu (korzystając z odpowiedniej opcji w Księdze ewidencji robót geodezyjnych), natomiast zasób archiwalny może być wprowadzany wg zasad ustalonych przez użytkowników. Do każdej pozycji kartoteki operatów i szkiców możliwe jest dołączenie szeregu dokumentów (stron) w formie opisu lub zeskanowanego obrazu (rysunku). Rysunki mogą być monochromatyczne lub kolorowe (256 kolorów, True Color). Program umożliwia przechowywanie rysunków zeskanowanych z dużą rozdzielczością (300-400 DPI) w celu ich późniejszego wydrukowania. Opisy mogą zawierać dowolną ilość tekstu, w tym również tekstu formatowanego (dobór czcionki, barw, akapitów itp.). Opisy i rysunki są przechowywane w jednym pliku, do którego mogą być łatwo dodawane, usuwane lub eksportowane. Ponadto w bazie programu można przechowywać kompletne dokumenty w postaci cyfrowej lub ich fragmenty w dowolnym formacie. Do ich prezentacji lub edycji może być użyty dowolny program zarejestrowany w systemie Windows (na podstawie typu pliku, program OŚRODEK wie, który program ma uruchomić prezentując zawartość konkretnego operatu).

Centrum wypożyczeń

W pewnych przypadkach zachodzi konieczność wypożyczania materiałów zasobu. Wypożyczeniem może być także chwilowe przekazanie analogowej mapy geodecie wykonawcy wkreślającemu wynik opracowania. Program OŚRODEK przyspiesza w znaczącym stopniu te operacje. Wystarczy nabyć czytnik kodów kreskowych, a materiały przeznaczone do wypożyczenia okleić naklejkami wydrukowanymi przy pomocy programu. Osoby często wypożyczające materiały można zaopatrzyć w specjalne karty identyfikacyjne z kodem kreskowym, także generowane z programu. Od tego momentu, w module centrum wypożyczeń, zeskanowanie kodu kreskowego powoduje rejestrację wypożyczenia lub zwrotu konkretnego materiału, tworząc równolegle historię wypożyczeń. Na karcie materiału pojawia się z kolei informacja, komu i kiedy został on wypożyczony oraz planowana data zwrotu. Listę wypożyczonych materiałów, można wydrukować w postaci zwrotki, bądź protokołu przekazania. Z programu można także wygenerować listę klientów zalegających ze zwrotem materiałów. Dla „spóźnialskich” klientów opracowane są raporty wezwań do oddania dokumentacji.

Dziennik zamówień

Moduł służy przede wszystkim do naliczania opłat, wystawiania faktur i przyjmowania wpłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz do udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego, zgodnie z rozporządzeniem. Cenniki modułu mają charakter otwarty, tak więc możliwa jest wycena wszelkich innych operacji wykonywanych przez podmiot go używający. Wszystkie operacje finansowe dokonywane są w module Dziennik zamówień, w którym rejestruje się sprawy, sporządza kosztorysy oraz wystawia faktury. Sprawa może (ale nie musi) być związana z odpowiednim zgłoszeniem pracy geodezyjnej (bezpośrednie połączenie z modułem KERG) lub uzgodnieniem ZUDP (połączenie z modułem ZUD). Połączenia z powyższymi modułami mają charakter dwustronny, łatwo można zobaczyć, jakiej sprawy dotyczy konkretna faktura, jak i obejrzeć wszystkie faktury związane z konkretnymi sprawami. Z modułem sprzężony jest moduł kasowy, umożliwiający przyjęcie wpłat gotówkowych bądź kartą płatniczą. Do wpłat można tworzyć i drukować dokumenty kasowe typu KP i KW. Bogate opcje raportowe pozwalają sporządzać różnorakie zestawienia finansowe. Po zamknięciu sprzedaży istnieje możliwość eksportu danych finansowych do innych programów finansowo-księgowych. Przykładem takiego programu, może być nasz program WINDYKACJA, który importuje analityczne dane o fakturach i wpłatach, pozwalając rejestrować wpłaty bankowe i sporządzać różnego rodzaju zestawienia, w tym wezwania do zapłaty należności i upomnienia.

Obrót mapami drukowanymi

Rozszerzeniem Dziennika zamówień jest moduł Obrót mapami drukowanymi. Z opcji tej korzystają najczęściej wojewódzkie ośrodki dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, choć zdarzają się także inne urzędy, prowadzące sprzedaż map drukowanych. Po zdefiniowaniu listy rodzajów map i słownika sprzedawanych godeł, w kartotece przychodu można zarejestrować mapy drukowane przeznaczone do sprzedaży (określając ich rodzaj, godło, liczbę oraz cenę). Po przyjęciu dostaw na stan, przy pomocy dziennika zamówień można prowadzić ich sprzedaż. Wystawiając fakturę, dokonuje się automatycznego rozchodowania sprzedawanych map. Program nie pozwala sprzedać map, których nie ma na stanie. Moduł posiada bogate możliwości raportowania sprzedaży: syntetycznie, analitycznie, chronologicznie, w rozbiciu i z dokładnością do rodzaju i godła. Można uzyskać statystyki sprzedaży i przekroczenia minimalnych stanów magazynowych, co pomaga z wyprzedzeniem zamawiać egzemplarze cieszące się większym zainteresowaniem.

ZUD

Moduł służy do organizacji pracy Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej. Wpływające sprawy są w nim rejestrowane i kwalifikowane na kolejne posiedzenia zespołu. Przed posiedzeniem zespołu, można wygenerować niezbędne materiały potrzebne do jego sprawnego odbycia – listę obecności, wykaz spraw, formularze uzgodnieniowe. Wbudowany edytor pozwala sprawnie opracować opinię, bazując na gotowych wzorach opinii oraz zestawie standardowych uwag (możliwych do zdefiniowania przez użytkownika). Po określeniu lokalizacji opracowania (przy pomocy listy działek bądź zasięgu terytorialnego), można dokonać przecięcia z innymi sprawami bądź dowolnymi dokumentami w programie OŚRODEK, wychwytując miejsca ewentualnych kolizji. Zasięg można prezentować także w programie EWMAPA, analizując tym samym także położenie planowanej inwestycji w oparciu o dowolne materiały mapowe.

Internetowa wymiana danych z wykonawcami prac geodezyjnych

Od wielu lat rozwijamy mechanizmy internetowej wymiany danych pomiędzy wykonawcami prac geodezyjnych i kartograficznych, a ośrodkiem dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej. Historycznie pierwsze rozwiązanie opiera się na programie OŚRODEK DLA WYKONACY, który jest bezpłatny i można go pobrać z naszych stron internetowych. Program ten jest tzw. „grubym klientem” do programu OŚRODEK. Wymaga instalacji na stanowisku wykonawcy oraz pobrania bazy inicjalnej od ODGiK, Przy jego pomocy wykonawca może zarejestrować zgłoszenie pracy geodezyjnej (wraz z zakresem określonym na podkładzie mapowym serwisu www.polskiemiasta.pl lub innego geoportalu), wysłać je do ODGiK, otrzymać potwierdzenie zwrotne przyjęcia zgłoszenia, zalecenia do pracy geodezyjnej oraz cyfrowe materiały. Przy jego pomocy można wysłać do ODGiK operat, otrzymać protokół kontrolny oraz ustosunkować się do tego protokołu. Do realizacji wymiany danych firma GEOBID udostępnia specjalne usługi pod adresem www.odgik.pl, zintegrowane z programem OŚRODEK oraz OŚRODEK DLA WYKONAWCY. Wraz z rozwojem technologii internetowych i powstaniem geoportali, opracowaliśmy alternatywne rozwiązanie, korzystające z tzw. „cienkiego klienta”, tj. przeglądarki internetowej. Po uruchomieniu geoportalu w ODGiK, zarejestrowani użytkownicy otrzymują dostęp do wybranych zasobów. Zgłoszenie pracy geodezyjnej, odbiór zaleceń i materiałów cyfrowych (skanów dokumentów papierowych, dokumentów w postaci cyfrowej, osnowy geodezyjnej, wypisów z ewidencji gruntów) oraz korespondencja z ODGiK, odbywa się poprzez formularze przeglądarki internetowej, jest więc praktycznie niezależne od systemu operacyjnego i sprzętu posiadanego przez wykonawcę.

Metadane

Program OŚRODEK zgodnie z pierwotnymi założeniami, „od zawsze” jest programem gromadzącym metadane dotyczące pzgik. Wraz z kolejnymi wersjami programu, granica między metadanymi i danymi zaczęła się zacierać – w programie OŚRODEK możemy przechowywać także kopie dokumentów analogowych lub dokumenty cyfrowe. Po uchwaleniu przez Sejm ustawy o infrastrukturze informacji przestrzennej implementującej dyrektywę 2007/2/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w zakresie metadanych (Inspire), redefiniującej pojęcie metadanych, program został wyposażony w generator i edytor metadanych infrastruktury informacji przestrzennej, umożliwiający utworzenie wymagalnych plików z metadanymi IIP w formacie XML. Dla użytkowników programu udostępniliśmy internetowy katalog, w którym mogą te metadane publikować. Metadane IIP opracowane w programie OŚRODEK mogą być eksportowane do alternatywnych edytorów lub katalogów, np. http://edytor.gugik.gov.pl

PROGRAMY OBSŁUGUJĄCE

1OŚRODEK
Program OŚRODEK jest wszechstronnym narzędziem dla ośrodków dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, ułatwiającym ewidencjonowanie i zarządzanie dokumentami państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Program służy między innymi do rejestracji i obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji powstałej w ich wyniku (także w formie skanów dokumentów lub plików z danymi w dowolnym formacie), naliczania opłat, wystawiania faktur i przyjmowania wpłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego, wspomagania organizacji pracy Zespołów Uzgadniania Dokumentacji Projektowej, prowadzenia magazynu map drukowanych i ich sprzedaży, utworzenia metadanych infrastruktury informacji przestrzennej. Program umożliwia wykonanie stukilkudziesięciu sparametryzowanych raportów, opartych o wzorce możliwe do wyedytowania przez użytkowników. Każdy z raportów może być zmodyfikowany przez użytkownika zależnie od jego potrzeb z wykorzystaniem Kreatora Raportów. Narzędzie to może również służyć do tworzenia nowych raportów, tak by dla danego typu raportu mieć więcej niż jeden wzorzec wydruku. Wbudowany monitor SQL pozwala uzyskać zaawansowanemu użytkownikowi każdą informację zarejestrowaną w bazie programu, w dowolnym układzie. Współpraca z programem EWMAPA pozwala zlokalizować przestrzennie każdy typ informacji zawarty w bazie programu OŚRODEK.

2EWMAPA
Program jest oryginalną aplikacją obsługującą grafikę komputerową. Aplikacja została stworzona do prowadzenia danych stanowiących infrastrukturę informacji przestrzennej funkcjonującej w Polsce. Program umożliwia prowadzenie graficznej bazy danych oraz powiązanie jej z danymi opisowymi (w postaci zintegrowanej tabeli lub zewnętrznej bazy danych) oraz wykonywanie analiz przestrzennych, będąc tym samym podstawą Systemu Informacji o Terenie. Program został zaprojektowany na powszechnie dostępne komputery osobiste, umożliwiając instalowanie go nawet tam, gdzie aktualnie nie dysponuje się wystarczającymi środkami na założenie kompleksowego Systemu Informacji o Terenie. Dane w programie EWMAPA przechowywane są w pięciu podstawowych strukturach: działki, warstwy, obiekty, rastry, szrafury. W zakresie baz danych stanowiących PZGiK program pozwala na kompleksową obsługę baz danych BDOT500, GESUT oraz EGIB zgodnie ze schematami aplikacyjnymi baz wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa. Aplikacja umożliwia również wymianę danych (eksport i import) z wykorzystaniem formatów gml, txt, dxf oraz shp.

3BANK OSNÓW
Program BANK OSNÓW jest narzędziem do zakładania oraz prowadzenia rejestru punktu osnowy geodezyjnej. Do podstawowych funkcji programu należą: ewidencja punktów geodezyjnej osnowy poziomej i wysokościowej wraz z opisami topograficznymi, wydruki zestawień, transformacje współrzędnych oraz importy i eksporty punktów. Program BANK OSNÓW może działać samodzielnie, ale pełną funkcjonalność osiąga w połączeniu z programem EWMAPA. Możemy wtedy wyświetlać za pomocą odpowiednich symboli punkty osnowy na mapie oraz wykorzystując zaawansowane narzędzia filtrowania i zaznaczania danych, w prosty sposób wybrać punkty osnowy z określonego obszaru i wydać je wykonawcy prac geodezyjnych. Program BANK OSNÓW w połączeniu z programem EWMAPA, umożliwia również pobieranie punktów osnowy przez wykonawcę w ramach internetowej obsługi wykonawców prac geodezyjnych.

4WINDYKACJA
Program WINDYKACJA jest programem samodzielnym, służącym do ewidencji szczegółowej konta 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych. Należności mogą być wprowadzane ręcznie, ale zadaniem programu jest automatyczne przejmowanie należności powstałych jako wynik działania różnych programów funkcjonujących w urzędzie czy starostwie takich jak: EKOKOSZ, OŚRODEK, UMOWY, UW, SPRZEDAŻ, KONCESJE, ZAJĘCIA PASA DROGOWEGO… Do podstawowych funkcji programu WINDYKACJA należą: możliwość importu danych, możliwość ręcznego nanoszenia bilansu otwarcia lub należności, obsługa nielimitowanej liczby źródeł danych, szybkie nanoszenie wpłat na konta według osoby, numeru dokumentu lub tytułu, naliczanie odsetek, wydruk zestawień, dostosowanie wzorców wydruków do potrzeb użytkownika.

Koszyk