Zgodnie z § 12.1. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 157, poz. 1031), w powiązaniu z § 80 ust. 1 punkt 3 rozporządzenia MRRiB z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. nr 39, poz. 454) na organy administracji geodezyjnej i kartograficznej w powiecie spadł obowiązek sporządzania na podstawie prowadzonej ewidencji gruntów i budynków „wykazów oddanych do użytku w każdym kwartale budynków i mieszkań oraz ich ubytków na formularzach, których wzory stanowią załączniki nr 3 i 4 do Rozporządzenia - w terminie 14 dni po każdym kwartale“.

Autorzy rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków z 2001 r., nie zabezpieczyli zbierania danych o budynkach, które umożliwiałyby uzupełnienie przedmiotowych wykazów, chociaż w tym czasie rozporządzenie dotyczące wykazów obowiązywało.

Dla przykładu w bazie egib:

• wprowadzany jest rok zakończenia budowy, a potrzebna jest data oddania do użytkowania, przy czym decyzja pozwalająca na użytkowanie może dotyczyć części budynku np. parteru czyli jedna data nie wystarczy,
• brak jest rozróżnienia, czy w budynkach niemieszkalnych (FUZ>1) znajduje się chociaż jedno mieszkanie,
• brak możliwości wyróżnienia obiektów zbiorowego zamieszkania.

Wykorzystując atrybuty budynków, które mogą być wprowadzane do bazy EWOPIS przygotowaliśmy nową aplikację NoweBud.dll, którą można uruchomić z poziomu programu EWOPIS, po jej pobraniu i wkopiowaniu do katalogu Dodatki.

W zakładce „Dodatki“ ukaże się „Wykaz nowych budynków“, a po uruchomieniu i wpisaniu roku i kwartału powstanie zestawienie.

Aplikacja korzysta ze złożenia dat:

• rok zakończenia budowy (RBB)
• data utworzenia obiektu (DTU)
• daty weryfikacji danych (DTW)

i na tej podstawie wykonuje zestawienie dla wszystkich budynków, które:

• powstały w danym kwartale (1 - w kolumnie „Budow.“)
• uległy weryfikacji (2, 3 - w kolumnie „Budow.“), czyli jest możliwa adaptacja, rozbudowa lub inna zmiana w operacie egib
• zostały usunięte (ubytki).

Zestawienie zawiera dane, które mogą być pomocne przy wypełnianiu wykazów, takie jak:

• obręb i numer budynku w obrębie
• adres
• właściciel
• funkcja budynku
• powierzchnia zabudowy
• kolumnę „Budow“ opisaną powyżej
• liczba lokali w budynku
• liczba lokali w podziale na liczbę izb.

Zestawienie można wydrukować lub zapisać na dysku.

By wykonać wykazy zgodnie z załącznikiem, niezbędne jest gromadzenie dodatkowych informacji związanych z budynkiem, które zgodnie z obowiązującym prawem powinny wpływać do organu prowadzącego ewidencję budynków.

Zgodnie z art. 83 ustawy Prawo budowlane (Dz.U. z 2010 r. nr 243, poz.1623 z późn. zm.) do właściwości powiatowego inspektora nadzoru budowlanego należą między innymi zadania i kompetencje, o których mowa w art. 54 i 55, czyli przyjmowanie zawiadomień o zakończeniu budowy (21 dni na sprzeciw w formie decyzji) i wydawanie decyzji o pozwoleniu na użytkowanie. Zgodnie z art. 84 ust.2 organy nadzoru budowlanego są obowiązane do „3) prowadzenia ewidencji rozpoczętych i oddanych do użytkowania obiektów budowlanych“. Jednak prowadzona zgodnie z rozporządzeniem MI z dnia 23 czerwca 2003 r. ewidencja, nie umożliwia wypełnienia przedmiotowych wykazów stanowiących załączniki nr 3 i 4.

By załączniki 3 i 4 mogły być poprawnie wypełniane do organów służby geodezyjnej w powiatach powinny być przekazywane zarówno zgłoszenia i pozwolenia na budowę czy rozbiórkę oraz zgłoszenia i decyzje na pozwolenie użytkowania obiektów budowlanych. Widzimy możliwość utworzenia odpowiedniego oprogramowania bazującego na danych egib, w którym rejestrowane będą dodatkowe dane, które naszym zdaniem, nie tylko posłużą tworzeniu wykazów, ale będą wykorzystywane przez służby podatkowe w gminach.

Data wykonania geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej, o której mowa w art. 43 Prawa budowlanego na ogół nie pokrywa się z datą oddania budynku do użytkowania, a to jest obecnie najczęściej data wprowadzenia budynku do egib.

Sposób rozwiązania zaistniałego problemu należy do Głównego Geodety Kraju, gdyż w jego rękach jest inicjatywa ustawodawcza.