OŚRODEK 8
Wyjaśnienia związane z nadawaniem nowego identyfikatora materiału w zasobie
W związku z kierowanymi zapytaniami, odnośnie nadawania nowego identyfikatora materiału w zasobie, wynikającymi z interpretacji uzyskanej na szkoleniach, uprzejmie informujemy, że naszym zdaniem człon 3 (rok) nowego identyfikatora materiału zasobu, powinien być rokiem wynikającym z dotychczasowego numeru operatu.
Wpisywanie roku 2014 do wszystkich archiwalnych materiałów zasobu uważamy za nieporozumienie i nieodwracalne zniszczenie chronologii powstawania materiałów zasobu.
Stanowisko nasze wynika z następujących zapisów nowego rozporządzenia w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (prosimy zwrócić uwagę na wytłuszczenia).
str. 6
§ 15. 1. Identyfikator ewidencyjny materiału zasobu, o którym mowa w § 9 ust. 1 pkt 1, składa się z 4 członów oddzielonych kropkami, z których:
1) pierwszy jest literą:
a) C – w przypadku centralnej części zasobu,
b) W – w przypadku wojewódzkiej części zasobu,
c) P – w przypadku powiatowej części zasobu;
2) drugi jest identyfikatorem TERYT obszaru podziału terytorialnego kraju (województwa, powiatu lub gminy), który należy do właściwości miejscowej organu prowadzącego ewidencję materiałów zasobu;
3) trzeci jest czterocyfrową liczbą oznaczającą rok, w którym nastąpiło przyjęcie materiału do zasobu;
4) czwarty jest kolejną liczbą naturalną, wyróżniającą materiał zasobu w ewidencji materiałów zasobu w danym roku kalendarzowym.
str. 19
Atrybut:
Nazwa: trzeciCzlon
Nazwa (pełna): trzeci człon
Dziedzina: Date
Liczność: 1
Definicja: Czterocyfrowa liczba oznaczająca rok, w którym nastąpiło przyjęcie materiału do zasobu.
Prosimy zwrócić uwagę na stwierdzenie: nastąpiło przyjęcie materiału do zasobu. Nie ma tu stwierdzenia – wpisanie do nowej ewidencji zasobu. Materiały już są przyjęte do zasobu. Nie tworzymy nowego zasobu, tylko adaptujemy stary. Potwierdzić może to np.
§ 32.
2. Materiały zasobu w postaci nieelektronicznej, przyjęte do zasobu przed wejściem w życie rozporządzenia przetwarza się sukcesywnie do postaci dokumentów elektronicznych nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2020 r.
5. Materiały należące do zasobu przed dniem wejścia w życie rozporządzenia wpisuje się do ewidencji materiałów zasobu, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 5, przed udostępnieniem kopii tych materiałów lub kopii dokumentów zawartych w tych materiałach, na wniosek, o którym mowa w § 20, lub w związku ze zgłoszeniem prac.
Nowy przepis, mimo że na nowo definiuje pewne elementy zasobu, nie sprawia, że stary zasób przestaje istnieć. Zresztą w przeszłości też definiowano zasób i nie wiązało się to z powtórnym przyjmowaniem dokumentów do zasobu np.
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA GOSPODARKI PRZESTRZENNEJ I BUDOWNICTWA
z dnia 5 listopada 1990 r.
w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania zasobu.
(Dz.U. Nr 77 z dnia 14 listopada 1990 r. poz. 459)
także nie tworzyło nowego zasobu, tylko porządkowało istniejący.
Gdyby jednak ktoś uznał, że należy ponumerować dokumenty w ramach roku 2014, taka opcja jest możliwa w systemie Ośrodek. Należy wówczas w poniższy sposób wypełnić warunek numeracji:
Jeszcze raz przestrzegamy przed konsekwencjami takiego kroku. Wykonawca do zgłoszonej pracy dostanie listę materiałów archiwalnych oznaczonych rokiem 2014. Już na etapie selekcji materiałów, trudno będzie mu poznać, który materiał jest wcześniejszy, a który późniejszy. Następnie złoży operat, w którym wykaże, jakimi materiałami się posługiwał, też wprost nie będzie z niego wynikało, które są wcześniejsze, które późniejsze. A chronologia pewnych zdarzeń ma kluczowe znaczenie, tu ją, niestety, tracimy, a właściwie musimy wykonywać dodatkowe czynności, aby ją odzyskać. Pytanie – czy tak miało być? Każdy musi sobie udzielić odpowiedzi, w oparciu o treść rozporządzenia, a nie interpretacje.